Нажмите "Нравится" чтобы следить за страницей CultLook
Нажмите "Подписаться", чтобы следить за новостями CultLook
WADE FOSTER (ZAPIER)
Перевод: Екатерина Арье

Исчерпывающее руководство по удаленной работе

Глава 1. Как запустить удаленную команду
Наш путь
Команда
Инструменты
Процессы
Учитесь у других
1

Наш путь

Zapier всегда были рассредоточенной командой, с самого первого дня (в октябре 2011). Даже когда Брайан и Майк и я жили в одном городе, у нас все равно были разные графики жизни и приходилось бустреппить Zapier параллельно и одновременно с работой и учебой.
Мы работали над Zapier в любой свободный момент, но такие моменты не появлялись волшебным образом у каждого из нас в одно и то же время, так что удаленной командой мы стали по необходимости.

В июне 2012 нас пригласили в Y Combinator. Так мы оказались вместе в отдельном офисе на Маунтин Вью в Калифорнии, а следующие три месяца были единственным периодом в истории компании, когда мы были в одном городе и в одно время.

В августе 2012 Майк вернулся в Миссури, где его девушка заканчивала обучение, а уже в октябре 2012 мы стали нанимать персонал. А, поскольку мы уже выработали некоторые навыки удаленной работы, мы решили придерживаться этого же курса с растущим штатом: мы знали, что нанимаем замечательных людей, которые просто живут не там, где живем мы:

  • Октябрь 2012, Мика (Чикаго, Иллинойс);
  • Январь 2013, Джеймс (Колумбия, Миссури);
  • Март 2013, Кукси (Колумбия, Миссури);
  • Июль 2013, Дэнни (Омаха, Небраска);
  • Январь 2014, Джесс (Рурал, Пенсильвания);
  • Апрель 2014, Крис (Майами, Флорида);
  • Май 2014, Джастин (Сент-Луис, Миссури);
  • Май 2014, Элисон (Нешвилл, Теннеси);
  • Июль 2014, Брендон (Тампа, Флорида);
  • Август 2014, Мэтью (Бангкок, Таиланд);
  • Август 2014, Роб (Ноттингем, Великобритания)
  • Ноябрь 2014, Эндрю (Тампа, Флорида)
  • Ноябрь 2014, Джейсон (Тампа, Флорида);
  • Декабрь 2014, Томас (Нью-Хейвен, Коннектикут);
  • Декабрь 2014, Джо (Портланд, Мейн);
  • Январь 2015, Линдси (Барселона, Испания);
  • Февраль 2015, Стив (Сент-Луис, Миссури);
  • Февраль 2015, Крейг (Детройт, Мичиган);
  • Март 2015, Джули (Сент-Луис, Миссури);
  • Март 2015, Бен (Миннеаполис, Миннесота);
  • Апрель 2015, Стефани (Чикаго, Иллинойс).
В течение 41 месяца мы научились некоторым особенностям создания и управления удаленными командами. Разумеется, есть другие компании с бОльшим опытом в этом деле, чем у нас. Я точно не уверен в том, как он варьируется у таких компаний как GitHub, Automattic, Citrix и прочих, кто доказал, что такие компании имеют право на жизнь. Однако, если вы – небольшая компания и хотите погрузиться в работу удаленных команд, считайте это вашим ускоренным курсом.
2

3 ингредиента успешной организационной структуры удаленной команды

Крайне неправдоподобная идея – собрать случайных, разбросанных по миру людей в случайное время, объединить их и ожидать, что они создадут что-то невероятное. Мы выяснили, что для успешной работы удаленной компании существует три важных ингредиента: команда, инструменты и процесс.

Команда

Вне всяких сомнений, самым важным ингредиентом является команда. Не каждый способен работать в удаленной среде. И не каждый может управлять этой удаленной рабочей средой (но я подозреваю, что со временем и с некоторыми усилиями, многие менеджеры смогли бы придумать, как заставить такую машину работать). Поэтому так важно набрать команду, способную успешно работать (и доводить дела до конца) в удаленной среде. Вот что мы выяснили относительно лучших удаленных сотрудников и работы с ними:
1
Нанимайте «делателей» («Doers»)

«Делатели» выполнят работу даже если они находятся в Тимбукту. Вам не нужно будет давать отдельные задачи, чтобы выяснить, насколько хорошо продвигаются у сотрудников дела. Вам, конечно, нужно будет задавать для них направление и общие черты относительно достижения основных целей, но даже при отсутствии этого, «делатель» все равно будет выполнять свою работу.
2
Нанимайте людей, которым вы доверяете

Удаленная команда перестает существовать тогда, когда вы не можете доверять человеку «с другой стороны монитора». Если вы обнаружите, что снова и снова переживаете о том, кто и что делает, значит, вы будете циклиться и как следствие уделять внимание чему угодно, но не тому продукту, который вы создаете. Доверие – это ключ.
3
Доверяйте тем, кого вы нанимаете

Оборотная сторона – необходимость демонстрировать доверие вашей команде. Как руководителю, вам нужно научиться управлять ожиданиями, а не «задницами в креслах», так что, пожалуйста, убедитесь в том, что вы можете доверять тем, кого наняли.
4
Нанимайте людей, которые умеют писать

Работа в офисе предполагает, что информация распространяется посредством человеческого взаимодействия «на месте». В ситуации удаленной среды все распространяется посредством письменной коммуникации. Коммуникация – один из самых важных аспектов удаленной работы. Именно поэтому важно обращать внимание на письменный язык.
5
Нанимайте тех, кто комфортно себя чувствует без «социального рабочего места»

Работа в офисе предполагает, что информация распространяется посредством человеческого взаимодействия «на месте». В ситуации удаленной среды все распространяется посредством письменной коммуникации. Коммуникация – один из самых важных аспектов удаленной работы. Именно поэтому важно обращать внимание на письменный язык.
3

Инструменты

Инструменты важны при организации удаленного рабочего места, поскольку позволяют вам качественнее организовать работу и сделать так, чтобы все могли быть «в одном месте».
В случае офисной работы вы всегда можете собрать всех сотрудников в одном месте, чтобы указать всем «правильный курс». В случае удаленной команды вам понадобятся правильные и релевантные инструменты, чтобы удостовериться в том, что все остаются «с вами» и продолжают выполнять свои функции без того, чтобы «над ними стояли».

Предлагаем несколько инструментов, которые показались нам эффективными для команд численностью до 20 человек. Конечно, эти инструменты со временем немного изменились, поэтому проверьте предыдущие версии этой статьи, чтобы увидеть, что и как трансформировалось.

1
Slack

Slack - это наш виртуальный офис. Если вы в Slack, значит, вы на работе. К тому же, такой групповой чат отлично подходит для создания чувства дружеского локтя и настоящей Команды.

В зависимости от численности штата, вам может понадобиться использование отдельных каналов в Slack. В некоторых случаях может стать достаточно шумно из-за приходящих сообщений, так что имеет смысл выключить звук уведомлений в разных секциях вроде «Кулер», «разработки», «маркетинг» и т.д.

Мы начали создавать отдельные каналы, когда у нас было 10 человек в команде. Сейчас у нас 23 канала (некоторые из которых пора бы уже заархивировать). Активные каналы по сути своей либо функциональны, например #маркетинг, #поддержка, #разработки, либо связаны с очень конкретными проектами, например, #min #цены.

2
Async

Async – это внутренний инструмент, который мы создали сами. Это штука – нечто вроде блога и новостного сайта одновременно. Изначально мы использовали P2 Theme на Wordpress, но потом поняли, что хотим большего.

Async – это то место, куда мы выводим важные диалоги, которые могут потеряться в быстро обновляющемся Slack. Он также заменяет внутренние e-mail`ы и работает как большой архив для тех, кому нужно проследить старые обсуждения.
3
Trello

Trello работает как основная дорожная карта для нас. В любое время, когда нам нужно что-то сделать, мы добавляем список дел в Trello. В большинстве ситуаций вы обнаружите, что создаете слишком много карточек и слишком много списков – это нормально. В связи с этим мы придумали хитрость, чтобы избежать нагромождения. Мы решили, что для того, чтобы создать карточку с новым проектом или идеей, необходимо также написать подробное описание того, зачем это нужно, почему это важно и какими будут результаты успешной реализации этой идеи.

Мы также используем доски Trello, чтобы отслеживать редакторский календарь, документацию поддержки и на самом деле любой другой проект, который должен быть выполнен.

Он идеально подходит для удаленной работы, потому что если кто-то в команде ищет, что бы ему сделать сегодня, он просто может начать работать с какой-то из карт, зная, что описанный там проект уже одобрен и совершенно точно нам необходим.

Мы любим Trello, но есть еще и другие отличные приложения и платформы, которые помогут управлять удаленными проектами и могут оказаться полезными для вас.
4
GitHub

В Zapier версии и проекты с открытым исходным кодом используются для особенных целей. Почти как GitHub использует GitHub, чтобы создавать GitHub, мы используем GitHub, чтобы создавать Zapier. GitHub позволяет размещать все управление проектом, связанное с кодингом. Открытый исходный код - это то, как элементы сейчас доставляются пользователям. А версии мы оставляем под баги.
5
LastPass Enterprise

В виду того, что нам приходится использовать сотни аккаунтов на сотнях сервисах, оказывается полезным для каждого иметь к ним доступ без того, чтобы добиваться паролей через мессенджеры или ожидать ответа по e-mail. С LastPass каждый член команды может войти в любой сервис, который мы используем, или интегрировать его, не выясняя при этом логин и пароль.
6
Google Docs & Hackpad

Google Docs идеально подходит почти для любых типов документов. Мы создаем таблицы для анализа конкретных метрик. Мы «делимся» таблицами с важной для нас информацией или же с той, которая может понадобиться позже. Мы делимся документами, контрактами и записями. Все, что может быть использовано в будущем, должно быть задокументировано, а Google Docs – легкий и простой инструмент, который позволит это сделать.

Однако, Google Docs не справляется с внутренними взаимодействиями. Мы поняли, что Hackpad идеально подходит для внутренней документации. Например, любой документ, призванный научить кого-то делать что-то в рамках наших проектов, мы добавляем в коллекцию Hackpad, и, таким образом, каждый получает доступ к коллективному мозгу Zapier.
7
GoToMeeting

Существует огромное количество отличных инструментов для видеоконференций. GoToMeeting – не один из них. Он тяжелый и неповоротливый, существует больше версий GoToMeeting, чем серий фильма «Земля до начала времен», но именно GoToMeeting предлагает звук и видео гораздо лучшего качества, чем любой другой инструмент, которым мы пользовались. А мы многое перепробовали. Конечно, с небольшими конференциями легко справятся Google Handouts или Skype, но когда вам нужно создать большую конференцию для более 10 человек, GoToMeeting – ваш лучший друг.
8
HelloSign

Время от времени вам и вашим коллегам может понадобиться что-то подписать. Приготовьтесь к трудностям, поскольку вам нужно будет распечатать документ, подписать его, отсканировать снова и отправить следующему человеку, который должен его подписать – или попробуйте HelloSign. Он избавит вас от головной боли.
4

Процессы

Третий ингредиент в сильной удаленной компании – это процесс. Я знаю многих людей, которые не любят о нем думать, поскольку процесс (или производственные процессы – прим. CultLook) кажутся им скучными. Но если вы будете думать о них как о том, «как мы работаем», это окажется более эффективной идеей
Хорошо налаженный процесс позволит вам делать работу без инструментального или личного вмешательства. Он позволяет формулировать структуру и направление работы.

Это вовсе не означает, что процесс должен быть ригидным, неизменным и нецелесообразным. В маленьких компаниях процессы – это обеспечение петли ответной реакции, чтобы можно было зафиксировать и измерить прогресс как компании, так и сотрудников компании.

Предлагаем несколько заметок для процессов, которые мы реализовали в Zapier. Или, как я их называю, «Как мы работаем».
1
Все занимаются поддержкой

Наши пользователи – наша кровь. Каждый день мы стремимся решать проблемы наших пользователей и помочь им сделать их работу легче. Когда каждый член команды может заниматься поддержкой, значит, вся команда слушает голос пользователя.

Также создатели продуктов нередко эти продукты не поддерживают, но оставляют продукт в изначальном виде. Если пользователь зол из-за бага какого-то продукта, член команды реагирует на это и исправляет ошибки практически сразу.
2
Как получается продукт

Итак, раз все занимаются поддержкой пользователей, мы разработали «расписание для разработчиков», чтобы каждый из сотрудников проводил одну неделю, занимаясь поддержкой вне зависимости от того, сколько разработчиков на данный момент есть в Zapier. В другие недели они на 100% посвящают себя разработке новых элементов и не беспокоятся о том, кто занят поддержкой. Такая 100%-ая концентрация то на проектах, то на поддержке дает достаточно времени, чтобы в конечном итоге выдать нечто по-настоящему весомое. Это позволяет придерживаться и определенного ритма в инновациях.
3
Еженедельные встречи

Каждый четверг в 9 утра мы собираемся вместе за блиц-докладами, обсуждениями демонстрационных версий и разговорами. Хотя, с ростом команды стало сложно застать всех ее членов еженедельно. Но такие встречи - это отличный шанс сказать «привет» своим коллегам, которых ты не можешь видеть постоянно и стабильно.

Эти встречи также могут вас чему-то научить. Каждую неделю один из членов нашей команды представляет блиц-доклад или демо о чем-либо, либо мы предлагаем новым членам команды рассказать о себе.

Мы выбрали такое время (четверг, 9 утра) потому что это идеальное время для географически разрозненной команды, и, к тому же, так мы не покушаемся ни на ничьи выходные.
4
Пара приятелей

Чем больше мы становились, тем сложнее было узнавать новых членов команды. Одним из самых простых способов решить эту проблему было предложить коллегам организовывать случайные пары и созваниваться на 10-15 минут ежедневно. Во-первых, это отличный способ поболтать о работе, жизни и любых других интересных вещах. Во-вторых, иногда по-настоящему удивительные идеи появлялись как раз из таких диалогов. И, в-третьих, это весело. И, к тому же, это позволяет команде лучше узнавать друг друга.
5
Ежемесячные беседы один на один

На каждой работе (даже в офисах) я сталкивался с нехваткой обратной связи от старших товарищей. Так что в Zapier я организовал ежемесячные встречи с каждым членом команды, когда мы заходим в Skype или Hangout чтобы обсудить четыре вещи: какая вещь вас больше всего взбудоражила, о чем вы волновались более всего, какую одну вещь я могу сделать, чтобы помочь собеседнику в его работе, и какую одну вещь я могу сделать, чтобы быть лучше в своей работе.

Эти вопросы не меняются, поэтому к ним легко приготовиться и, таким образом, легко заметить изменения. Мы специально ограничиваем вопросы одной вещью, поскольку человеку проще добиться чего-то одного за месяц. Иногда даже реализация хотя бы одной вещи может затянуться.

Результаты таких ежемесячных ответов мы записываем в Google Docs, так мы можем проверить предыдущие ответы и посмотреть, что мы сделали и чего не сделали.

В прошлом я проводил такие беседы со всеми членами команды. Однако, например, с пятнадцатью членами команды бывает сложно поддерживать отношения на должном уровне «включенности», поэтому сейчас мы немного разделили ответственность. Я сосредоточился на отделе маркетинга, Брайан и Майк (со-учредители) – на отделах разработки и продуктов, соответственно.
Такие обзорные сессии особенно удобны для оценки того, насколько мы хороши как удаленная команда. К тому же, это помогает мне отслеживать то, как мы на микро и макро уровнях можем делать работу в компании более приятной. Например, я узнал, что Кукси и Джеймс иногда работают вместе в даунтауне в Колумбии и платят за парковку коворкинга из собственного кошелька. В результате, мы создали программу по возврату средств за такие траты.
6
Культура отчетности

«Откуда я знаю, что люди реально работают?» - вопрос, который часто всех волнует. Легкий способ, позволяющий нам это узнать – пятничные обновления. Каждую пятницу каждый сотрудник составляет отчет о том, что он сделал на этой неделе и над чем планирует работать на следующей.

Это позволяет отслеживать петлю прогресса над проектами и, к тому же, позволяет каждому в Zapier быть ответственным и предоставлять отчеты тем, кто работает над другой частью того же проекта.
6
Культура в личных встречах

Личное общение ценно для любого типа команды. В нем определенно есть что-то уникальное, что-то, что происходит, когда члены команды работают вместе, бок о бок. Зная это, мы решили стараться собирать всю команду дважды в год в каком-нибудь замечательном месте.

Мы были в Вашингтоне, Колорадо, Алабаме, Юте.

К тому же, когда вся компания собирается вместе, небольшие группы наших коллег могут разобраться с грядущими крупными проектами и планами. Ведь от такого визита нас отделяет всего лишь полет на самолете.

Если это кажется дорогим удовольствием, то это так и есть. Но вместе с этим такая групповая поездка скорее всего окупится, потому что вы, например, не платите за аренду офиса, где все работают.
7
Автоматизируйте все, что может быть атвоматизовано

Автоматизация – это ядро Zapier. Существует пара причин, почему это так. Первая заключается в том, что автоматизация позволяет нам оставаться небольшой командой, поскольку мы не нуждаемся в тех, кто будет выполнять рутинную работу. Вторая – автоматизация позволяет сотрудникам сфокусироваться на высокой эффективности собственной работы больше, чем на рутинных вещах, например, на выполнении поручений.
5

Учитесь у других

Большая часть из того, что вы прочитали, результат того, что мы узнали от других людей. К несчастью, не многие пишут об удаленной работе и управлением этой средой. Большинство статей погружаются не так глубоко, как хотелось бы, предлагая, например, использовать Google Hangouts, который на самом-то деле не очень помогает.

Лучший способ учиться удаленным рабочим процессам – это спросить тех, кто уже это делает. Я многому научился у таких людей как Lance Walley (Chargify), Joel Gascoigne (Buffer), всей компании Basecamp (37Signals в прошлом), Zach Holman (GitHub) и массы других создателей и сотрудников удаленных проектов.

Если вы ищете другие полезные ресурсы, вот некоторые из них:
Надеюсь, эта глава помогла вам получить необходимые инсайты о том, как команда становится удаленной командой и компанией. Не воспринимайте этот материал как истину в последней инстанции, ведь одна из прекрасных особенностей удаленной рабочей среды заключается в том, что такая работа больше похожа на эксперимент, таким образом, в ваших руках все может превратиться в эксперимент. Так что вперед, экспериментируйте. Самые великие победы находятся не в онлайн текстах, а среди того, что вы открываете сами.