Нажмите "Нравится" чтобы следить за страницей CultLook
Нажмите "Подписаться", чтобы следить за новостями CultLook
WADE FOSTER (ZAPIER)
Перевод: Екатерина Арье

Исчерпывающее руководство по удаленной работе

Глава 3. Как нанять удаленную команду
В течение 41 месяца существования Zapier вырос: с трех создателей, ютящихся в маленькой квартире, до 21 одного сотрудника по всему миру. И хотя мы не эксперты по найму, мы научились нескольким трюкам (и поступкам, которых стоит избегать), чтобы сделать процесс организации удаленной команды более простым
Фотографии для этой главы мы сделали на нашей встрече Zapier в Алабаме. Такие личные встречи мы проводим раз в полгода.
1

Определение характеристик первоклассного удаленного работника

Далеко не каждый создан для удаленной работы, поэтому прежде, чем вы наймете сотрудников, подумайте над тем, какие навыки потребуются для профессионального успеха в таких специфических условиях.

Отличные удаленные сотрудники обладают несколькими ключевыми характеристиками, которые делают их успешными:
1
Склонность к действию. Это люди, которые избегают «списков заданий», которые им «спускаются» начальством. Они скорее самостоятельно принимают решение о том, что и как делать.
2
Способность выстраивать приоритеты. Часто случается так, что важные задачи теряются среди прочих или остаются непроясненными, не достаточно точно сформулированными в процессе удаленной работы (особенно в случае стартапов). Тот, кто может сфокусироваться на «правильных» или актуальных задачах, а также знает, какие можно временно игнорировать, определенно справится.
3
Хорошее владение письменным языком. Большая часть коммуникации в удаленной команде происходит посредством текста – email, командного чата или же личных сообщений. Человек, который испытывает трудности при написании четкого и ясного текста, скорее всего не подойдет для удаленной работы.
4
Надежность. Если вы не можете доверять человеку, тогда отсутствие возможности наблюдать за ним ежедневно может спровоцировать у вас бессонницу. Убедитесь в том, что вы можете доверять тем, кого нанимаете.
5
Обеспеченность коммуникативными ресурсами извне команды. Если единственное, в чем человек находит поддержку и что оказывается для него важным – это работа и коллеги, то существование в рамках удаленной команды сведет его с ума. В качестве удаленных сотрудников стоит нанимать тех, у кого есть «внешняя подпитка», среда, с которой можно контактировать ежедневно и ежемесячно.
Joel Gascoigne и команда Buffer выяснили, что такие люди нередко имеют за плечами опыт работы фрилансером или участия в стартапах. Мы с этим определенно согласимся. 10 из наших первых 13 сотрудников имели такой профессиональный бекграунд.
2

Правила создания привлекательного описания удаленной вакансии

Прежде чем начать искать кандидатов в команду, вам стоит составить грамотное описание для удаленной вакансии. Часто случается, что компании перекладывают написание такого текста на плечи маркетологов или разработчиков, что совсем не помогает будущим кандидатам решить, хотят ли они работать именно у вас в компании, или нет. Поскольку у удаленных компаний нет местной репутации, «продажа» вашей компании зависит от вас не меньше, чем «продажа» вакансии.
Лучший способ определить, в чем специфика той или иной позиции – это занять ее самому, даже если и всего на неделю. Работа, которую вы проделаете, поможет понять ключевые функции и суть вакансии на качественно другом уровне.
Этим способом пользуются в Basecamp (в прошлом 37signals), когда собираются открывать вакансию. Jason Fried, со-основатель компании, недавно рассказал о такой практике в Reddit AMA).
Когда дело касается совершенно новой позиции в компании, мы предпочитаем испытывать ее на тех сотрудниках, кто понимает суть нашей работы. Если ты не понимаешь, как все устроено, достаточно сложно сформулировать чьи-то обязанности. Прежде чем мы наняли нашего первого сотрудника в отдел клиентского сервиса, я делал всю эту работу в течение двух лет. Прежде чем нанять офис-менеджера, мы с Дэвидом выполняли всю эту работу. Это достаточно сильно помогло нам при общении с кандидатами.
Jason Fried, со-основатель Basecamp (37signals)
Занимая вновь открывающуюся позицию, вы также сможете впоследствии написать наиболее полное описание вакансии и лучше сможете определить, как функции будущего сотрудника соотносятся со всей компанией и ее успехом.

В результате вы получите четкое описание вакансии, со всеми подробностями, достаточными для того, чтобы кандидат смог примерить эту роль в компании на себя.

Когда пишите объявление о приеме на работу, предлагайте кандидатам откликаться на него в нестандартной форме – не просите просто прислать резюме. Вместо этого попробуйте сделать процесс отклика на вакансию таким, чтобы сотрудник смог доказать свои способности для этой работы.

Например, когда мы искали сотрудника для позиции business development, наши кандидаты выполнили несколько коротких заданий, демонстрировавших владение соответствующими основными навыками. И вместо того, чтобы отправлять нам мотивационные письма, наши кандидаты составляли пример письма партнерам.
Люди, желающие работать в вашей компаниии, с удовольствием выполнят ваши просьбы. Остальные могут забыть или не захотят выполнять задание, так что такой уникальный отклик может стать еще и хорошим фильтром.
3

Поиск кандидатов

Конечно, невозможно никого нанять, если у вас нет претендентов на позицию, так что вам стоит подумать о том, откуда люди узнают о вашей вакансии. Вот несколько рекомендаций.
1
Наш круг общения. Люди, с которыми вы раньше работали, могут быть отличными кандидатами. Особенно, если вам нравилось с ними сотрудничать раньше, и вы хотели бы снова поработать вместе. Вы также можете поспрашивать у ваших покупателей, партнеров, инвесторов, семьи и, наконец, друзей – кого угодно, кто мог бы помочь – знают ли они подходящих людей. Случается так, что люди недостаточно активно ищут работу, но они могут довериться совету друга, если, например, им некомфортно на актуальной позиции.
2
Местные неформальные собрания. Рекомендовать местные рекрутинговые фирмы для поиска удаленных сотрудников это немного странно, но для нас это сработало. Мы нашли общий язык с сообществами, организованными Missuri dev., поскольку как раз там были хорошо налажены региональные связи. Многие люди там достаточно хорошо к нам относятся и интересуются тем, что мы делаем.
3
Собственная база пользователей. Если вам повезло и у вас есть большая база пользователей (или подписчиков), это может сыграть хорошую службу. Мы следуем примеру Buffer, на сайте которого надпись «прием на работу» размещена под логотипом, так что ни один посетитель не сможет пропустить такое объявление. К тому же, ваши посетители вероятно могут отлично подойти на роль сотрудника, поскольку лучше прочих понимают социальный и культурный контекст вашей компании, уже знакомы с вашей деятельностью и с тем, как вы работаете.
4
Ваш блог. Мы не публикуем в блоге открытые позиции, но фиксируем то, как контент блога влияет на процесс приема на работу. К нашему удивлению, практически каждый кандидат на позицию упоминает наш блог как причину своего желания работать в Zapier.

Посты в блоге о вашей компании. Этот пункт чем-то напоминает №4, с той лишь разницей, что в данном случае мы пишем о том, как мы работаем (как в этой книге). Те, кто знаком с тем, как мы работаем, нередко ищут возможности работать вместе с нами.
5
Попросите вашу команду о помощи. Некоторые компании избирают очень агрессивную политику и буквально «перекапывают» социальные сети своих сотрудников в поисках подходящих кандидатов. Мне это не кажется эффективным. Вместо этого попросите вашу команду распространить новость об открытой вакансии среди своих друзей. Не удивляйтесь, что ваша просьба будет воспринята с большим энтузиазмом, потому что для сотрудников это будет означать возможность не только помочь вам, но и ввести нового члена команды в курс дела.
6
Доски объявлений. Такие доски действительно могут быть отличным источников кандидатов. Нельзя забывать о том, что чаще всего там встречаются далеко не самые лучшие кандидаты, ищущие любую работу, не только и не столько вашу. Хотя, случайно вы можете и там откопать золотой самородок.
7
Шер-шер-шер. Используйте Twitter, LinkedIn, Facebook, AngelLis и любой другой канал, который дает вам доступ к широкой аудитории. Чем больше вы распространите новость о вакансии, тем вероятнее, что ваш пост попадет на рабочий стол правильного человека.
Поиск кандидатов на удаленную позицию – это гораздо сложнее, чем может показаться. Если у вас нет серьёзных глобальных связей, у вас небольшая компания и контакты налаживаются не так быстро, как этого хотелось бы, будет сложно сделать так, чтобы мир узнал и о вашей компании и новой вакансии. Воспользуйтесь любым каналом для коммуникации, чтобы не просто распространить новость о вакансии, но и отследить, откуда приходят достойные кандидаты, с которыми стоит поддерживать связь в будущем.

Вот 18 источников, откуда наши кандидаты узнали об открытых вакансиях:
  • Мика – знакомые
  • Джеймс – знакомые
  • Кукси – знакомые
  • Дэнни – социальные сети
  • Джесс – ссылка «прием на работу»
  • Крис – рекомендация
  • Элисон – Product Hunt
  • Джастин – рекомендация друга
  • Брэндон – Hacker News
  • Роб – ссылка «прием на работу»
  • Мэттью – рекомендация
  • Эндрю Госнелл – реферрал
  • Джейсон Котенко - Hacker News
  • Томас Хиллс - SupportOps.co
  • Джо Стич – рекомендация
  • Линдси Брэнд - SupportOps.co
  • Стив Молитор – рекомендация
  • Крейг Лабенц – Open source
4

Найм удаленного сотрудника

Если вы добрались до этого шага, то пора начать просматривать отклики. Вот где начинается настоящее испытание – пора нанимать! Для начала вам придется отсеять дюжины, сотни и, может, тысячи откликов, чтобы найти того, кого вы хотите.

1. Распределите отклики в приложении по проектному менеджменту.

Мы во многом одолжили эту идею из статьи «DoSomething runs hiring with Trello». Я предлагаю управлять наймом и соответствующими процессами коммуникации с помощью инструментов проектного менеджмента как, например, это делает Launchpad LA – Asana – так каждый член команды будет «видеть» новых кандидатов на вакансию, комментировать их отклики и чувствовать себя включенным в процесс. Будучи удаленной командой, вы не можете совещаться по поводу этих откликов при личной встрече, поэтому постарайтесь свести все эти диалоги в одном месте.

Мы создали доску в Trello с такими колонками как «Нет», «Подано», «Установлена связь» и «Проведено интервью (ожидаем решения)».
Кандидат отправляет электронное письмо с откликом на нужный адрес (jobs@zapier.com) и затем Zapier автоматически интегрирует полученную информацию с Trello, создавая новую карточку кандидата в колонке «Подано». Такая карточка содержит ссылку на электронный адрес сотрудника, по которому мы затем связываемся с ним. А если, например, письмо приходит на мой адрес, оно автоматически архивируется.

Затем мы назначаем ответственного человека, чтобы он управлял коммуникацией с кандидатами, проводил их первичный отсев и следил за качеством процесса приема на работу. Это очень важная роль. Без такого человека кандидаты скорее всего будут ждать ответ очень долго и тогда процесс коммуникации прервется. У нас такое случалось и, надо сказать, такие случаи очень нежелательны.

Замечу: тот факт, что у вас есть такой ответственный за прием человек, не означает, что другие члены команды не могут участвовать в процессе. Суть как раз в обратном – вам нужно, чтобы остальные члены команды были вовлечены в процесс найма, чтобы оценивать кандидатов и сужать круг поисков.

Чтобы это сработало, нужно сделать доску Trello открытой для ваших сотрудников. Используйте интеграцию Zapier, чтобы каждый член команды мог отслеживать новые отклики. Предложите им оставлять комментарии к вновь появившимся карточкам, чтобы заменить болтовню в рамках личных встреч.

Наконец, ваш ответственный за прием сотрудник отбирает несколько подходящих откликов, и приходит время известить остальных кандидатов о том, что они не подходят.

2. Откажите «неподходящим» быстро и тактично.

Всегда важно дать знать тем, кто не подошел, о вашем решении как можно быстрее, чтобы они могли продолжить поиски. Вот короткий шаблон письма, которое мы используем, вам останется лишь немного доделать его.
Здравствуйте, Джон,

Спасибо за ваше письмо! Нам понравилось то, что вы сказали о [вставить сюда интересный кусок из резюме]. И, все-таки, мы решили продолжить коммуникацию с другими кандидатами.

Желаем вам удачи и надеемся, что мы останемся с вами на связи. Мы периодически открываем новые вакансии и будем рады снова встретить вашей имя.

Уэйд.

Это короткое письмо, персонализированное, позволяет человеку узнать о том, что он выбыл «из гонки», но оно же одновременно приглашает оставаться на связи. В конце концов, подавшие заявки кандидаты любят вашу компанию и нередко подходят для другой позиции лучше. И будьте настолько дружелюбными, насколько это возможно.

3. Приглашайте наиболее успешных кандидатов на видео-интервью.

Вам следует запланировать такие интервью с подходящими кандидатами. Лучше всего проводить их одно за другим, чтобы сэкономить ваше время и время ваших кандидатов. И, к тому же, такая организация процесса позволит сравнить кандидатов по разным параметрам.

Обратите внимание на то, как человек будет взаимодействовать с вами в процессе коммуникации.
  • Предлагают ли вам для «встречи» конкретные даты и временные интервалы?
  • Присылают ли вам календарные уведомления? Включены ли туда часовые пояса?
  • Предлагают ли вам разные способы связаться, например, телефон, Skype Google или Hangout?

Эффективная коммуникация – это ключ к удаленной позиции, поэтому эти мелкие детали могут указать на тех, кто в итоге окажется наиболее подходящим кандидатом.

Необходимо также обратить внимание на такие знаки как скупое общение по почте, забывчивость относительно назначенного времени интервью или отсутствие гибкости в вопросе определения времени этого удаленного общения.

Меттью Гуэй, недавно присоединившийся к нам, американец и экспат, который живет в Бангкоке, что означает, что его часовые пояса совершенно не совпадают с нашим. Однако он был рад пообщаться со всей командой, несмотря на то, что было уже поздно. Его гибкость и быстрота реакции сыграли не последнюю роль в его приеме.

4. Предложите успешным кандидатам тестовый проект.

Итак, после этих видео-интервью с вами остались наиболее сильные и стойкие кандидаты. В этот момент мы обычно предлагаем им тест. В зависимости от желаемой позиции, мы предлагаем им комплексный проект средней сложности, который продемонстрирует, с какими задачами им придется ежедневно сталкиваться на возможной будущей работе.

Например, разработчикам мы предлагаем воспользоваться платформой Zapier Developer Platform, чтобы они могли создать какой-то сервис. Для маркетологов тестовым заданием может стать написание поста в блог совместно с кем-то из команды.

Очевидно, что этот шаг можно пропустить. Но на самом деле именно он позволяет кандидатам познакомиться с рабочими процессами и принципами командной работы в кампании.

Чаще всего такое задание требует от кандидатов коммуникации с командой. Это продемонстрирует то, как они привыкли общаться и как они ладят с командой в целом.

Такое задание должно занять несколько часов. Мы прекрасно понимаем и ценим время людей. И поэтому, если такой тест занимает больше, чем несколько часов, мы за него платим.

5. Устройте встречу финалистов со всей командой.

Если все идет по плану, мы устраиваем всеобщую встречу с кандидатом. Это происходит с помощью GoToMeeting (раньше мы использовали Google Hangouts, но он ограничен 15 участниками). Мы просим кандидата приготовить небольшой рассказ на любую произвольно выбранную тему.

Такой разговор начинается с короткого знакомства и продолжается презентацией претендента в формате «Вопрос-ответ».

Это – ключевая часть диалога, поскольку позволяет всем членам команды пообщаться с кандидатом. И также кандидат имеет возможность познакомиться с командой и увидеть, как мы общаемся. К тому же, это помогает кандидату оценить нас, а нам – кандидата. Каждый хочет найти отличное место для работы, и мы в свою очередь хотим произвести наилучшее впечатление.

Сразу после такой встречи в GoToMeeting я отправляю коллегам короткий e-mail, чтобы узнать, что они думают. Мы редко используем электронную почту для коммуникации и отдаем предпочтение Slack, Trello или нашему корпоративному блогу. Но не в этом случае, поскольку электронная почта все же наилучшим образом подходит для приватных бесед и позволяет быть более открытыми в вопросе выражения своего мнения относительно того или иного кандидата.

Если все сложилось удачно, после этого шага мы высылаем предложение о работе.
5

Больше ресурсов для поиска удаленной команды

Вы могли заметить одну важную особенность: мы не встречаемся с нашими кандидатами лично. Надо сказать, что первые пять сотрудников все же проходили личное интервью. Что было важно, но совершенно не критично. Зато это точно обернулось лишними тратами, головной болью и массой потерянного времени. У вас может уйти до двух недель на организацию личных встреч подобного характера со, скажем, 3 людьми. А первый человек, с которым вы успеете побеседовать, будет ожидать ответа еще две или три недели. Поэтому, чтобы сэкономить время, мы решаем вопросы трудоустройства с помощью Google Hangouts, email или GoToMeeting. Все работает превосходно.

Если вам интересно, как в других компаниях строят удаленные команды, я бы посоветовал вам почитать следующее:

Leo Widrich on how Buffer hires
Gregory Ciotti of Help Scout on how to make hiring less of a headache
Tommy Morgan on how Treehouse hires developers
Alex Turnbull on how Groove hires top talent

Теперь вы знаете, как организовать удаленную команду. В следующей главе вы сможете познакомиться с тем, как оценивать своих сотрудников.